Con una mirada estratégica y foco en la eficiencia, las secciones de Compras y Proveeduría de Facultad de Artes impulsan una gestión que articula con distintas áreas, promueven el uso compartido de insumos, a la vez que forman parte del trabajo de elaboración de un nuevo sistema que transformará la forma de comprar en la Universidad de la República.

Carolina Espiga coordina desde 2022 las unidades de Compras y Proveeduría de Fartes de la Universidad de la República. Su rol abarca desde la gestión directa de procedimientos hasta la articulación con Decanato, Contaduría, División Administrativa y otras áreas de la institución en todo lo que tiene que ver con las compras del servicio. Sumando las dos áreas, el equipo está compuesto por ella y siete funcionarios/as (Compras está integrado por cuatro personas y Proveeduría por tres).

En diálogo con el Prorrectorado de Gestión, Espiga contó la forma en que trabajan las compras en el servicio, cómo mejoraron el trabajo en el último tiempo y los proyectos en los que están involucrados de cara a futuro. El proceso de compras en Fartes comienza en la sección Compras, que se encarga de la parte previa y administrativa, mientras que la sección Proveeduría se ocupa de la recepción y almacenamiento de los bienes. “Compras se encarga de todo lo que es el procedimiento, recolección de información, estudios, fijar los precios”, explicó.

A partir de ahí, se realiza la reserva del crédito, la adjudicación y el registro de facturas para los servicios. Cuando se trata de bienes, el proceso pasa a Proveeduría, que coordina la entrega del proveedor, verifica la mercadería y gestiona el almacenamiento. Por otra parte, comentó que aún no tienen un sistema informático interno que registre los insumos que tiene la Facultad en stock, por lo tanto, cuándo hay que consultar las existencias, ella hace de intermediario con Proveeduría.

Un proceso en evolución

Espiga trabaja en Facultad de artes desde hace más de una década. En sus primeros años, solo existía una sección de Compras, no hubo Proveeduría hasta 2018. Su integración al proceso no fue inmediata, fue necesaria una etapa de transición que culminó en una coordinación más sólida entre ambas unidades.

Un momento clave en esta evolución fue una auditoría que se hizo un tiempo antes de que Espiga empezara a coordinar ambas áreas. El informe de auditoría sirvió como hoja de ruta para mejorar la gestión y fomentar una visión integral del proceso: “No se trata solo de comprar un cuaderno o una lapicera, se trata de cómo gasto fondos públicos y qué impacto tiene eso en la institución”, argumento.

Hoy, las compras se rigen por la normativa vigente y “se gestionan al 100%” mediante el Sistema de Información de Compras y Contrataciones Estatales (SICE). A falta de un sistema propio, se apoyan también en planillas electrónicas y en el expediente electrónico institucional, que abarca desde adquisiciones mínimas hasta inversiones de millones de pesos. También se utilizan otras plataformas como Sistema Informático de Recepción de Factura Electrónica (SIRFE) y Registro Único de Proveedores del Estado (RUPE). Las compras de Facultad de Artes están caracterizadas por su heterogeneidad. Se adquieren desde instrumentos musicales y partituras hasta pinturas, materiales gráficos, productos químicos y maderas. Además, muchas compras son específicas y requieren la participación activa de las y los docentes, quienes se involucran en el proceso de compra para asesorar sobre las características técnicas de los materiales.

La coordinadora destacó que se generó una cultura de uso compartido de materiales e insumos entre los distintos institutos y que existe una buena comunicación entre las distintas áreas de la Facultad a la hora de realizar compras. En ese sentido, valoró que el trato entre compañeros y compañeras de otras secciones es “muy cercano” y que “la comunicación es buena”.

¿Qué se puede mejorar?

En el marco del proyecto Recursos Materiales, una iniciativa que busca adaptar para toda la Universidad el sistema informático que utiliza el Hospital Clínicas para realizar sus compras, Facultad de Artes fue seleccionada para participar como servicio piloto. El nuevo sistema busca unificar y sistematizar la gestión de inventario, compras y stock en toda la Universidad.

Espiga se mostró entusiasmada por formar parte en la construcción del nuevo sistema, que representará un cambio profundo en la forma de trabajo, lo que conlleva una oportunidad para mejorar la toma de decisiones a partir de datos fiables. En su opinión, el proyecto ayudará a estandarizar procedimientos y mejorar la transparencia. “Va a cambiar un poco la lógica”, anticipó, y subrayó la importancia del compromiso humano a la hora de ingresar información para que el sistema funcione.

Más allá del proyecto de Recursos Materiales, Espiga señaló que le gustaría “congeniar con diferentes servicios y trabajar como comunidad universitaria». Para ella, las unidades de compras tienen un rol estratégico dentro de la Universidad: “Compras no es solo una sección más”, ya que forma parte de la decisión de dónde se invierten los fondos, apuntó.

En ese sentido, planteó que “hay compras que se pueden hacer en conjunto”, lo que puede redundar en mayor eficiencia y menos costos. Otro punto que valoró que sería importante incorporar es un criterio de compras sostenibles, “que es algo que la Agencia Reguladora de Compras Estatales fomenta”. También sugirió fomentar la capacitación en el área para mejorar los procesos de compra.

Para conocer más ejemplos de buenas prácticas en materia de compras en la Universidad de la República, el Protectorado de Gestión cuenta con una comunidad de prácticas sobre la temática: AQUÍ

Fuente: Prorrectorado de Gestión – Udelar